Polityka prywatności dla fotografów i partnerów Iris Mobile

Wersja z 15 października 2026 r.

Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób IRIS MOBILE LAB, S.L. przetwarza dane osobowe profesjonalistów działających w sieci Iris Mobile i korzystających z jej oprogramowania: aplikacji mobilnej Iris Mobile, aplikacji desktopowej Iris Mobile Desktop oraz platformy internetowej (panelu internetowego). Dalej — „Oprogramowanie”. Uzupełnia ona Warunki korzystania z Oprogramowania i nie dotyczy klientów, których fotografujesz: dla nich obowiązuje odrębna informacja o prywatności, do której link znajduje się na stronie odbioru zdjęć.

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Administrator danych (podmiot odpowiedzialny za przetwarzanie): IRIS MOBILE LAB, S.L., NIF B05661319, adres siedziby: Calle Otumba, 5, puerta B, 41001 Sewilla, Hiszpania (dalej — „Spółka”, „my”).

W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy pisać na adres privacy@irismobile.eu. Spółka nie wyznaczyła inspektora ochrony danych.

2. Jakie dane przetwarzamy

2.1. Konto i profil: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, język, zdjęcie profilowe, ustawienia powiadomień, dane logowania (hasło w postaci skrótu kryptograficznego, sekret uwierzytelniania dwuskładnikowego, kody odzyskiwania), Twoja organizacja i role.

2.2. Formularz fotografa (samodzielna rejestracja): imię i nazwisko alfabetem łacińskim, data urodzenia, rodzaj, numer, kraj i termin ważności dokumentu tożsamości, adres zamieszkania, zdjęcie twarzy do formularza, kontakty w Telegramie i na Instagramie (opcjonalnie), osoba do kontaktu w nagłych wypadkach (imię i numer telefonu). Skan dokumentu wykorzystujemy wyłącznie do weryfikacji formularza i usuwamy go po jego zatwierdzeniu, a w przypadku formularza niezłożonego, zwróconego do poprawy lub niedokończonego — po 30 dniach bez aktywności; w systemie pozostają jedynie dane z formularza oraz oznaczenie, że weryfikacja została przeprowadzona pomyślnie. Automatycznie sprawdzamy na własnych serwerach, czy dane dokumentu zgadzają się z formularzem (odczyt strefy MRZ) oraz czy na zdjęciu znajduje się twarz. Nie rozpoznajemy ani nie porównujemy twarzy. Jeśli weryfikacja nie powiedzie się, formularz sprawdza człowiek; formularz nigdy nie jest odrzucany automatycznie.

2.3. Podpisane dokumenty: treść, wersja i suma kontrolna podpisanego przez Ciebie dokumentu (umowa o zachowaniu poufności, Warunki korzystania z Oprogramowania), wpisane imię i nazwisko, data, godzina, adres IP, informacje o urządzeniu, dziennik „wyświetlono → przeczytano → podpisano”, podpis odręczny w postaci obrazu (jeśli został przez Ciebie złożony) oraz egzemplarz PDF, który wysyłamy Ci na adres e-mail.

2.4. Wynajem sprzętu i działalność w punktach: miasta i punkty, w których działasz; rezerwacje sprzętu i miejsca w punkcie, których dokonujesz samodzielnie w aplikacji (Spółka nie ustala harmonogramu); raporty sesji jako ewidencja wynajętego sprzętu i materiałów eksploatacyjnych (czas, kasa, liczniki obróbek, artów i wydruków); wyniki kursów wymaganych do korzystania z Oprogramowania; dziennik logowań (czas, metoda, adres IP, urządzenie).

2.5. Czat wsparcia: Twoje wiadomości i zdjęcia wysłane do działu wsparcia Spółki oraz odpowiedzi działu wsparcia. Baza wiedzy Spółki jest uzupełniana wyłącznie o zanonimizowane pytania bez danych osobowych.

2.6. Rozliczenia: materiały eksploatacyjne za każdą sesję według cen obowiązujących w dniu sesji, miesięczne rachunki za materiały eksploatacyjne, ich status i sposób płatności, zamówienia w sklepie aplikacji. Na potrzeby płatności przez Stripe przechowujemy identyfikator Twojego profilu klienta w Stripe oraz identyfikator i status płatności. Danych Twojej karty nie widzimy i nie przechowujemy.

2.7. Podsumowania sprzedaży: jeśli podłączysz w aplikacji własną kasę (Stripe, SumUp), aplikacja przesyła nam wyłącznie dzienne podsumowania sprzedaży na potrzeby Twoich statystyk. Klucz dostępu do kasy jest przechowywany tylko w Twoim telefonie i nie otrzymujemy go.

2.8. Dane techniczne: token push urządzenia do powiadomień, język i typ urządzenia, wersja Oprogramowania, czas ostatniego połączenia komputera punktu.

2.9. Dane obowiązkowe i nieobowiązkowe. Dane konta, formularza (w tym zdjęcie twarzy) i dokumentu tożsamości są niezbędne do zawarcia umowy: bez nich nie można zawrzeć umowy ani udzielić Ci dostępu do Oprogramowania. Kontakty w Telegramie i na Instagramie, podpis odręczny i zdjęcie profilowe są nieobowiązkowe: ich niepodanie nie pociąga za sobą żadnych konsekwencji. Jeśli podajesz dane osoby do kontaktu w nagłych wypadkach, prosimy o poinformowanie jej o tym; wykorzystujemy te dane wyłącznie po to, aby powiadomić ją w sytuacji nadzwyczajnej (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

2.10. Czat w aplikacji. W aplikacji Iris Mobile możesz komunikować się z innymi użytkownikami ze swojej organizacji za pomocą czatów indywidualnych i grupowych: tekst, zdjęcia, a w przyszłości także wiadomości głosowe. Ponadto wszyscy użytkownicy czatu otrzymują kanał ogłoszeń Spółki „News Iris Mobile”. Korzystanie z czatu jest dobrowolne.

*Szyfrowanie.* Czaty indywidualne i grupowe są chronione szyfrowaniem end-to-end: wiadomości, zdjęcia i wiadomości głosowe mogą odczytać wyłącznie uczestnicy rozmowy, a ani Spółka, ani nasi dostawcy nie mają dostępu do ich treści. Kanał „News Iris Mobile” nie jest szyfrowany end-to-end: zawiera ogłoszenia Spółki, a jego wiadomości, a także reakcje i imię osoby reagującej, widzą Spółka i wszyscy użytkownicy kanału ze wszystkich organizacji. Serwer czatu działa na naszych serwerach w Niemczech (Hetzner), a zaszyfrowane pliki są przechowywane w Cloudflare R2 z jurysdykcją UE.

*Jakie dane przetwarzamy na potrzeby działania czatu:* Twój identyfikator w czacie (pseudonim utworzony na podstawie wewnętrznego numeru Twojego konta); Twoje imię i zdjęcie profilowe; Twoja organizacja i punkty, w których rezerwujesz sprzęt (widoczne dla innych użytkowników z Twojej organizacji; ponadto Twoje imię i zdjęcie widzą wszyscy użytkownicy kanału „News Iris Mobile”, jeśli reagujesz na jego wiadomości); lista Twoich czatów i ich uczestników; data i godzina wiadomości; informacje o Twoich urządzeniach (nazwa urządzenia i adres IP ostatniego logowania). Twój numer telefonu i adres e-mail nie są pokazywane innym użytkownikom. Powiadomienia są wysyłane za pośrednictwem Apple bez treści wiadomości i bez imienia nadawcy.

*Klucze szyfrowania.* Jeśli włączysz kopię zapasową kluczy, są one przechowywane w postaci zaszyfrowanej na naszym serwerze, a klucz odzyskiwania — w Twoim pęku kluczy iCloud (iCloud Keychain). Bez klucza odzyskiwania ani my, ani nikt inny nie może odszyfrować Twojej historii.

*Zgłoszenia i blokowanie.* Możesz zablokować innego użytkownika i zgłosić wiadomość. Przy zgłoszeniu Twój telefon wysyła Spółce wyłącznie zgłoszoną wiadomość (w postaci odszyfrowanej), powód i Twój komentarz. Wykorzystujemy je wyłącznie do rozpatrzenia zgłoszenia. Osoba, której dotyczy zgłoszenie, otrzyma wyjaśnienie decyzji, jeśli zostanie podjęta decyzja jej dotycząca.

*Prośby i usuwanie.* Wiadomości od osoby, z którą jeszcze nie korespondowałeś(-aś), przychodzą jako prośba, którą możesz przyjąć, odrzucić lub zablokować nadawcę. Każdy z uczestników czatu indywidualnego może usunąć go u obu stron: czat zostaje usunięty z serwera i z urządzeń obu uczestników. Nie można go usunąć, dopóki istnieje otwarte zgłoszenie dotyczące tego czatu. Z każdego usunięcia przechowujemy zapis (kto, z kim i kiedy), bez treści, aby móc rozpatrywać zgłoszenia.

*Żądania organów państwowych.* Dane z czatu przekazujemy organom państwowym wyłącznie wtedy, gdy istnieje obowiązek prawny i zgodne z prawem żądanie. Ze względu na szyfrowanie end-to-end nie możemy udostępnić treści wiadomości z czatów indywidualnych i grupowych, a jedynie dane, które przechowujemy przez okresy wskazane w sekcji 7.

*Podstawy prawne:* działanie czatu — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO); rozpatrywanie zgłoszeń i środki przeciwdziałania nadużyciom — nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznej komunikacji (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) oraz wypełnianie obowiązków w zakresie moderacji treści (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO i rozporządzenie (UE) 2022/2065).

3. Czego nie zbieramy

• Geolokalizacji: odległość do punktu aplikacja oblicza w Twoim telefonie, a współrzędne nie są nam przekazywane.
• Face ID, Touch ID i kodu PIN aplikacji: działają one w Twoim telefonie i nigdy go nie opuszczają.
• Klucza dostępu do Twojej kasy (Stripe, SumUp): jest on przechowywany wyłącznie w telefonie.
• Danych do celów reklamowych, analitycznych ani śledzenia: w Oprogramowaniu nie ma reklamowych ani analitycznych narzędzi śledzących podmiotów trzecich.
• Zdjęcia tęczówek klientów są wykorzystywane wyłącznie do tworzenia obrazów artystycznych; nie służą do identyfikacji ani uwierzytelniania kogokolwiek.

4. Po co i na jakiej podstawie

4.1. Zawarcie i wykonanie umowy z Tobą oraz działalność w punktach: konto, formularz, kalendarz, sesje, szkolenia, dokumenty, czat wsparcia, czat między użytkownikami, rozliczenia i rachunki — art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

4.2. Wypełnienie obowiązków prawnych: rachunkowość i ewidencja podatkowa, przechowywanie rachunków i podpisanych dokumentów, odpowiedzi na żądania organów państwowych, wypełnianie obowiązków w zakresie moderacji treści (rozporządzenie (UE) 2022/2065) — art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

4.3. Prawnie uzasadniony interes Spółki — art. 6 ust. 1 lit. f) RODO: bezpieczeństwo kont i systemu (dziennik logowań, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, ochrona przed nadużyciami), rozpatrywanie zgłoszeń z czatu, funkcjonowanie sieci (uzgadnianie stanu materiałów eksploatacyjnych i papieru w punktach), ulepszanie Oprogramowania i uzupełnianie bazy wiedzy na podstawie zanonimizowanych pytań do wsparcia, ochrona praw Spółki w sporach. Możesz wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania (sekcja 9).

4.4. Weryfikujemy tożsamość, aby wiedzieć, z kim zawieramy umowę i komu udzielamy dostępu do danych klientów przetwarzanych w Oprogramowaniu — art. 6 ust. 1 lit. b) i art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, z uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa przetwarzania wynikających z art. 32 RODO.

4.5. Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne. Ograniczenie nowych rezerwacji do czasu ukończenia kursu wymaganego do korzystania z Oprogramowania lub do czasu podpisania Warunków korzystania to zasada umowna stosowana przez system, którą można zakwestionować, kontaktując się z nami.

5. Komu przekazujemy dane

Dane przetwarzają w naszym imieniu i zgodnie z naszymi poleceniami następujący dostawcy (podmioty przetwarzające):

• Hetzner Online GmbH (Niemcy) — serwery, na których działa Oprogramowanie i jest przechowywana baza danych, oraz serwer czatu; centra danych w UE.
• Cloudflare, Inc. — magazyn plików R2 z jurysdykcją UE: zdjęcia z czatu wsparcia, zdjęcia profilowe, zaszyfrowane pliki czatu i inne pliki Oprogramowania.
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlandia) — opłacanie rachunków; Stripe otrzymuje kwotę, numer rachunku oraz Twój adres e-mail i imię i nazwisko w celu utworzenia profilu klienta.
• Apple Inc. — powiadomienia push: Apple otrzymuje token urządzenia i treść powiadomienia.
• Google Ireland Limited (Google Workspace) — poczta elektroniczna, za pomocą której wysyłamy wiadomości (zaproszenia, resetowanie hasła, kopie podpisanych dokumentów).
• Anthropic PBC / OpenAI — wyłącznie wtedy, gdy Spółka podłącza do platformy asystenta AI na potrzeby zarządzania platformą: asystent otrzymuje dane niezbędne do zapytania (imię i nazwisko, role, miasta, stan szkoleń i dokumentów), bez danych kontaktowych i bez dokumentów tożsamości.

Serwis obróbki zdjęć Eye.Photo (EYEPIC, S.L., Hiszpania) otrzymuje zdjęcia klientów do obróbki; danych fotografów nie otrzymuje.

Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie przekazujemy ich podmiotom trzecim do ich własnych celów. Organom państwowym dane są ujawniane wyłącznie na podstawie prawnej.

6. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Serwery i baza danych znajdują się w UE. Przekazywanie danych dostawcom w USA — Apple Inc., Cloudflare, Inc., Stripe, Inc., Google LLC, Anthropic PBC i OpenAI — odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w odniesieniu do organizacji certyfikowanych w Ramach ochrony danych UE–USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, z dodatkowymi środkami ochrony.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Skan dokumentu tożsamości: do zatwierdzenia formularza, po czym jest usuwany; w przypadku formularza niezłożonego, zwróconego do poprawy lub niedokończonego — 30 dni bez aktywności.
• Zdjęcie twarzy do formularza: do usunięcia konta.
• Czat wsparcia: 12 miesięcy od dnia wiadomości.
• Zaszyfrowane wiadomości i pliki czatu: dopóki istnieje czat i co najmniej jeden z jego uczestników ma aktywne konto.
• Czat po usunięciu konta: jest usuwany wraz z kontem. Dostęp jest wyłączany natychmiast; profil czatu (imię, zdjęcie, urządzenia), kopia zapasowa kluczy i czaty, w których poza Tobą nie było innych uczestników, są usuwane w ciągu 3 dni, a z kopii zapasowych serwera — w ciągu 30 dni. Wiadomości, które zostały już przez Ciebie wysłane, mogą pozostać na urządzeniach innych uczestników i są wyświetlane jako wysłane przez „usuniętego użytkownika”. Zgłoszenia są przechowywane przez okres wskazany poniżej.
• Zgłoszenia z czatu: 12 miesięcy od zamknięcia zgłoszenia lub dłużej, jeśli są potrzebne w toczącym się postępowaniu.
• Wiadomości kanału „News Iris Mobile”: 12 miesięcy.
• Zapisy o usunięciu czatów: 12 miesięcy.
• Dzienniki techniczne serwera czatu (adresy IP, urządzenia): 30 dni.
• Kopie zapasowe serwera czatu: 30 dni.
• Dziennik logowań: 180 dni. Powiadomienia: 90 dni.
• Konto po usunięciu: konto jest dezaktywowane natychmiast i nie jest używane; dane niezbędne do celów ewidencji i ochrony praw (sesje, rachunki, podpisy, wyniki kursów) są przechowywane przez 4 lata (art. 66 hiszpańskiej ogólnej ustawy podatkowej), po czym dane konta są anonimizowane; dokumenty księgowe, rachunki i podpisane dokumenty są przechowywane do 6 lat, jak wskazano poniżej.
• Dokumenty księgowe, rachunki i podpisane dokumenty: 6 lat (art. 30 hiszpańskiego Kodeksu handlowego).
• Pozostałe dane: przez okres obowiązywania umowy z Tobą, a po jej zakończeniu — do 5 lat (termin przedawnienia roszczeń, art. 1964 hiszpańskiego Kodeksu cywilnego).

8. Bezpieczeństwo

Dostęp do Oprogramowania jest chroniony hasłem i obowiązkowym uwierzytelnianiem dwuskładnikowym. Dane są przesyłane wyłącznie za pośrednictwem zabezpieczonych połączeń. Dane szczególnie wrażliwe (formularz, dokumenty, wiadomości czatu) są przechowywane w bazie w postaci zaszyfrowanej. W Spółce dostęp do Twoich danych jest ograniczony rolami, a działania w systemie są zapisywane w dzienniku zmian. Kopie zapasowe bazy są zaszyfrowane.

9. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Imię i nazwisko, dane kontaktowe, język i zdjęcie profilowe możesz zmienić samodzielnie w aplikacji lub w panelu internetowym. Konto można usunąć w aplikacji (Profil → Usuń konto): dostęp ustaje natychmiast, a dane, które mamy obowiązek przechowywać, pozostają przez okresy wskazane w sekcji 7.

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na adres privacy@irismobile.eu. Odpowiadamy w ciągu jednego miesiąca. Jeśli uważasz, że Twoje prawa zostały naruszone, możesz złożyć skargę do hiszpańskiego organu ochrony danych (Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es).

10. Wiek

Oprogramowanie jest przeznaczone wyłącznie do użytku profesjonalnego przez osoby, które ukończyły 18 lat.

11. Zmiany polityki

Możemy aktualizować niniejszą politykę. O istotnych zmianach informujemy w aplikacji lub panelu internetowym oraz wiadomością e-mail. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod stałym adresem app.irismobile.eu/privacy.

12. Języki

Polityka jest dostępna w językach ukraińskim, rosyjskim, angielskim, hiszpańskim i polskim. W razie rozbieżności między wersjami rozstrzygający jest tekst w języku hiszpańskim.

13. Kontakt

IRIS MOBILE LAB, S.L.
NIF: B05661319
Adres siedziby: Calle Otumba, 5, puerta B, 41001 Sewilla, Hiszpania.
Pytania dotyczące danych osobowych: privacy@irismobile.eu. Wsparcie techniczne: support@irismobile.eu.